Logiciel de caisse certifié : l'obligation en 2026

Si vous êtes assujetti à la TVA, que vous vendez à des particuliers et que vous enregistrez leurs paiements avec un logiciel ou un système de caisse, ce logiciel doit respecter quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données (article 286, I, 3° bis du code général des impôts). Vous devez pouvoir le prouver par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur. Cette seconde possibilité, un temps supprimée, a été rétablie en février 2026.

Qui est concerné

D'après la foire aux questions d'impots.gouv.fr, l'obligation vise les assujettis à la TVA, personnes physiques ou sociétés, de tout secteur, qui vendent des biens ou des services à des clients particuliers et enregistrent ces paiements dans un logiciel ou système de caisse. Tous les moyens de paiement sont concernés : espèces, chèque, carte, virement, prélèvement.

Ne sont pas concernés, selon la même page :

• les entreprises qui ne vendent qu'à des professionnels ;
• les entreprises en franchise en base de TVA, dont les micro-entrepreneurs qui en relèvent ;
• les exploitants au remboursement forfaitaire agricole ;
• les entreprises qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA ;
• les simples terminaux de paiement par carte.

Point important : la règle ne vous oblige pas à acheter une caisse. Mais tenir un cahier papier à côté d'un logiciel qui encaisse ne vous dispense pas de la règle pour ce logiciel.

Ce qui a changé, dans l'ordre

Aujourd'hui, vous pouvez donc présenter soit le certificat d'un organisme accrédité, soit l'attestation individuelle de votre éditeur. L'administration fiscale a publié un modèle de cette attestation (référence BOI-LETTRE-000242). « Individuelle » veut dire établie à votre nom, pour votre installation : une mention générale sur le site de l'éditeur ne suffit pas.

Ce que cela change quand une caisse se dit « avec IA »

Un éditeur peut vous présenter une caisse dotée de fonctions d'aide : prévisions de ventes, propositions de commande, tableaux de bord, rédaction de messages aux clients. Ces fonctions ne posent pas de problème en elles-mêmes. Trois vérifications s'imposent avant de signer :

1. Le justificatif. Demandez le certificat ou l'attestation individuelle pour la version que vous installez, pas pour une version précédente.
2. La séparation. Les fonctions d'analyse doivent lire les données de caisse, jamais les modifier. Une donnée de vente enregistrée ne se corrige pas après coup en dehors des procédures prévues par le logiciel.
3. L'export. Assurez-vous de pouvoir exporter vos ventes dans un format ouvert (tableur) : c'est ce qui vous permettra d'analyser vos stocks avec l'outil de votre choix (voir gestion des stocks).

Ce que vous pouvez faire avec l'IA, sans risque

Analyser un export de vos ventes avec un assistant ne touche pas à votre caisse : c'est une copie. Vous pouvez y chercher vos meilleures heures, vos produits phares ou vos creux de saison. En revanche, n'utilisez jamais un outil, avec ou sans IA, pour retoucher les données enregistrées par la caisse elle-même.

Ce que cette page ne dit pas

Elle explique la règle publiée par l'administration ; elle ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable. Le régime de TVA, le mélange de ventes aux professionnels et aux particuliers ou un logiciel qui fait aussi comptabilité et gestion sont des cas à examiner avec lui. Les textes peuvent encore évoluer : vérifiez la date des pages que vous consultez.